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[Prince2项目管理交流] PRINCE2解读系列-项目管理介绍

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发表于 2018-5-20 13:51:55 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 aaronhuangsh 于 2018-5-20 14:06 编辑 , m$ Z; m, p" S" i. t
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1.1 手册介绍

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    本手册的内容基于PRINCE2进行组织,PRINCE2是受控环境下的项目的简称,是源自英国的一套项目管理方法论,官方称之为“成功的项目管理方法论”,这是一本很好的项目管理参考手册。

    该手册旨在为以下项目经理提供指导:

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  • 具有一定的项目管理经验,希望学习项目管理方法论的项目经理
  • 希望有一本PRINCE2参考手册的项目经理

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    与官方 PRINCE2 手册相比,该手册有以下不同之处:

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  • 本文开始的系列文章帮助理解PRINCE2的官方手册
  • 对PRINCE2 中的一些术语用示例进行了解释, 使其更容易理解
  • 本手册使用更加通俗易懂的方式编写, 希望您在第一次阅读时就能理解
  • 提供了许多管理文档的示例, 也希望以后添加更多的示例
  • 提供了项目时间轴概览, 帮助您了解项目按照时间周期划分的方式
  • 使用图表简化相关内容的复杂性, 使其易于理解
    ; m  H" X- \5 n; O& n3 h
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1.2 什么是项目

       项目被视为一种引入变革的方式,项目具有独特性, 即没有两个完全相同的项目。有些人可能会认为,在公司中同样一件事情不断的重复。如果真的如此, 那么我们称之为流程,重复的流程即为运营。

       项目的一般定义是什么呢?从维基百科中可以得知:一个项目是一系列独特的活动, 目标是在特定的时间和成本的约束下实现一个独特的目标。

       我个人喜欢这个定义, 因为它简洁易懂。它提到诸如 “一系列独特的活动”、“独特的目标” 和 “在时间和成本的约束下” 等术语。

       项目的另一个定义是:项目是为创建独特的产品或服务而进行的临时性努力。

       这个定义听起来令人有点困惑, 但它实际上是来自美国项目管理协会的项目管理知识体系 (PMBOK)这本书对项目的定义。

      现在, 让我们看一下 PRINCE2 对定项目的定义:

      “项目是按照一个被批准的商业论证,为了交付一个或多个商业产品而创建的一个临时性组织”。

     您可能还不是特别明白这个定义, 因为您首先需要了解更多关于 PRINCE2的相关内容。通过对该定义中相关词语(如临时性组织)进行解释之后,这个定义会更加容易理解。

     组织指的是项目团队、参与项目的人员以及它们之间的相互关系。每个项目都有一个明确的开始和结束, 所以它是临时的。我们需要了解的是, 一直在进行的工作被称为运营, 而不是项目 (例如, 软件应用程序的维护)。

     项目具有唯一性,唯一性指的是这些活动以前没有执行过,是新的东西,例如, 在汽车生产线上装配一辆车不是一个项目, 而是一个运营的过程。然而, 引进新的先进的机器人进入生产线则是一个项目, 因为这项工作还没有做过。

     业务(商业)论证是 PRINCE2 项目中的文档。它包括从商业的角度来看该项目为什么值得做以及相关的收益,成本和时间信息。

1.3 为什么需要项目管理方法

       项目管理包括对项目的计划、授权、监督和控制,换言之就是对项目进行管理。

       让我们看看项目经理的角色。项目经理的作用是在设定的时间、成本、质量、范围、收益和风险的目标范围内实现项目的目标。

       我们看一个项目中可能出问题的典型的场景,我将用建造一栋房子作为一个示例项目。对于大多数人来说, 这应该是很容易理解。假设这个项目中的工作需要不同的分包商来完成, 他们的工作需要进行协调才不会出现问题。假设的问题场景是,本该一个星期前就该进场的水管工推迟一个月到场,这将对其他工作产生一系列的影响, 因为在这么短的时间很难重新安排其他承包商,同时,因为您与其他工种的分包商之间签订了合同,因为此事,你可能还需要支付给他们相关的费用。还有一个例子,假如在安装窗户的过程中,发现设置的空间小了。类似这样的问题我们可以提出很多。

      因此, 项目需要很好的进行规划、监督、需要大量的检查以及签字、需要处理出现的风险和问题、还需要确定削减成本的领域等等。总结起来,常见的项目失败的原因有:

  • 开始时产品定义不充分, 导致开发了错误的产品
  • 缺乏沟通,导致项目出现问题
  • 对时间和成本的估算不准确,导致项目预算不够等等
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     因此,有一个好的项目管理方法十分重要。

1.4 什么是PRINCE2

      PRINCE2 是项目管理的一种通用方法。可以将其应用于任何类型的项目, 从1到2天的电视节目到公司并购项目,甚至奥运会的主要体育场的建设等等。

      PRINCE2将管理工作与专业工作分离看待。这意味着一个管理层可以应对不同的项目。管理层是指项目的一种组织, 如项目管理委员会、项目经理和团队,在后面章节讨论流程模型时, 您会更清楚地了解这一点。

      还有一种流行的项目方法是基于项目管理框架进行的管理,例如基于PMBOK 的项目管理框架(你可能听说过PMI。PMI 代表美国项目管理协会。这种方法在美国很流行, 而 PRINCE2 在欧洲很受欢迎)

      PRINCE2 是基于原则的,一个 PRINCE2 项目包括7个原则。下一章将对这些问题进行讨论和解释。这7原则是:

  • 持续业务验证
  • 吸取经验教训
  • 明确定义的角色和职责
  • 按阶段管理
  • 例外管理
  • 关注产品
  • 根据项目环境剪裁

    . R# v! U' c  Y( W$ S
1.5 6个变量或绩效指标

       6个变量或绩效指标是: 时间、成本、质量、范围、收益和风险。

       时间:关于时间需要回答的问题是: 项目何时完成?

       成本:项目必须带来投资回报; 因此, 需要问的问题是: 成本是否受控?是否在预算之内?

       质量:在项目竣工时产品是否可用,是否满足验收标准?

    范围:对所有干系人来说,范围的定义是否明确?项目经理必须注意避免范围蔓延, 在项目过程中随意添加新的需求。

       收益:我们为什么要做这个项目, 有什么收益?收益必须明确, 并由项目经理知晓。

       风险:项目具有独特性, 因此具有风险。我们可以承担多少风险以及如何管理风险?例如, 在上面建造房子的项目中, 其中一个分包商没有出现, 会发生什么情况?

      PRINCE2 是一种对这个6个项目变量或绩效指标进行规划、授权、监督和控制的方法, 正如您已经知道的: 这6个变量是时间、成本、质量、范围、收益和风险。PMBOK 中将这6个变量作为6个互为竞争的项目约束。                  

1.6 PRINCE2的结构

        PRINCE2 方法由4个主要部分组成,分别是原则、主题、流程和剪裁。

原则: 根据PRINCE2的要求,每个项目都应该包含 7 PRINCE2 原则,这是最佳实践

主题: 主题是在每个项目中必须持续处理各个方面, 例如, 业务论证、组织、质量和配置管理等。

流程: 流程解决的问题是项目期间要进行哪些活动以及由谁来执行这些活动。流程还解决“要创建哪些产品以及何时进行创建?”

剪裁: 剪裁解决的项目经理如何最好地将 PRINCE2 应用于项目环境的问题

1.7 PRINCE2不包含哪些内容   

      了解PRINCE2 不涵盖哪些内容也是很重要, 这包含以下3类:

  • 专业方面
  • 详细技术
  • 领导力

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       专业方面:PRINCE2是通用的, 可以应用于任何类型的项目。因此, PRINCE2 不提供特定的信息来运行特定的项目, 例如,构建一个金融项目组织或如何实现一个特定的金融产品。

       详细技术:项目过程中可以使用许多技术,比如关键路径分析或者头脑风暴研讨会。PRINCE2 建议选择适合您的项目的技术, 但它不提供有关它们的信息。但是, PRINCE2提供了基于产品的规划技术和质量审查技术的相关信息。

领导力: 领导力、激励能力和其他软技能是项目管理的重要内容, 但是,有很多不同类型的领导技能和风格。PRINCE2 建议选择适合您特定环境的相关内容。

1.8 项目经理做什么?

       您可能已经对项目经理所做的事情有了一定的了解, 为了使项目正常开展, 项目经理会发现自己要做很多工作。

从项目开始说起,要开展一个项目,因此,必须编制一个项目计划。通常这是项目经理在项目启动时的第一项任务。项目经理在专家的帮助下编制计划, 其中包括召开计划研讨会、定义产品、活动和依赖关系、估算所需资源、进行活动排序以及确定角色和职责等。

有了项目计划之后,项目经理的主要目标是监控项目是否按照计划执行。项目经理需要持续评审已完成的任务并获得确认的结果。

监督计划执行

       万一有一天在电梯里, 有人问你做什么。你可以说 "我根据项目计划来监控项目工作的开展"。

监督6个变量/绩效指标

       项目经理需要持续监控我们刚才讨论的6个变量, 这是项目的一部分。这些变量包括时间、成本、质量、范围、收益和风险。

处理问题

      他们还必须处理出现的问题。在小问题上, 他们选择自己处理(例如, 让一个供应商加班来解决问题,使项目重返正轨)。但是,如果出现的问题有可能使阶段超出设置的容许偏差范围时, 项目经理需要将这个问题升级到项目管理委员会。

加快项目进展

     项目经理的另一项工作有时会被遗忘,那就是寻找机会加快项目进度以及降低成本。

     最后, 我建议项目经理在项目开始的时候花费必要的时间明确定义项目角色和职责,并与各个利益相关方达成一致意见。根据的公司情况, 可能需要良好的软技能来做到这一点。这将使项目受益, 防止某些干系人将其工作和职责推卸给项目经理。

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