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关于项目质量审计有哪些路径 | 解读PRINCE2

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发表于 2018-1-3 13:41:39 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 monicazhang 于 2018-1-3 14:42 编辑
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当我们去讨论质量管理的时候,一定要关注项目质量审计的路径。

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项目质量审计路径是说如果通常项目中出质量问题,一定是在这条线上某一个环节没有做好,我们不是搞质量体系,搞质量体系的什么都管,对于项目过程中来说,我们需要的是把这条主线上的环节管起来,这种做法也是我们说的精益,精益就是抓主线的,不是管所有的东西,管所有的东西叫做体系,精益的概念是抓主干。在项目的过程中如果管质量的时候,这个问题会出现在哪儿,我们可以解读一下。

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首先项目中的质量源头应该是客户的质量期望,所以一定要有人获取客户的质量期望,而且项目经理一定得知道,如果客户的质量期望没有的时候,一定会出质量问题。质量的概念是,一组特性满足客户预期的程度。如果我们不知道客户是怎么想的,这个东西做出来客户肯定不能同意,所以第一件事,我们得保证质量是客户同意的。
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如果是工程项目的话,在工程项目中我们依据哪几个不同的标准的前提是跟客户协商并获得同意,按照这些标准做出来客户就认,这个就叫做我们获取了客户的质量预期。如果客户说这几个标准是最低标准,还得加上一些定制化的要求,这个相当于项目的质量预期就增加了。所以客户的质量期望必须有一个确认的过程,项目中必须有人跟最终的客户和用户去确定他们的质量预期是什么,这是源头,如果这件事没有做的话,这质量缺陷就已经开始出现了。
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第二,光有客户的期望还不行,为了保证项目质量不出问题,得有验收标准。意味着我们得跟客户去谈,将来你怎么验收,你的期望达到了。如果是技术类项目的,还相对好验收,如果是管理类的项目,这个验收就复杂了,所以从一开始就得确定,将来我们如果推出了一个制度、流程或者是要求的时候,这些东西我们到底找谁负责评价,有没有做到最开始的预期,这是关于验收标准的。

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第三,项目产品描述。为了表示项目质量没有问题,我们得把客户期望、验收标准等写在一个东西上,就是写在项目产品描述上。如果没有一个项目的产品描述,如果没有一个白纸黑字的东西把所有达成的东西写出来的话,很有可能双方的理解是不一样的,而且后面还得有产品分解。产品分解,是说首先把整体的东西描述得足够清楚,然后拿着这个项目产品描述跟客户,跟领导和相关方都去验证,这个东西是不是我们最后做的,这个东西落在纸上,最后才能达成共识,白纸黑字写上,否则的话貌似双方达成共识,但是最后没有达成共识,因为大家在聊天的时候,有些东西还是有跳跃性的。
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我们需要做的是项目产品描述要出来,这个东西就是我们前期讲的项目产出,这个东西非常关键。如果这个产出没有的话,第一我们没有办法解决这个产出最后怎么变成收益,怎么跟企业战略目标关联上。第二,我们也没有办法去解决这个产出最后怎么能分解到每项目组成员的身上,告诉大家都需要做什么。所以项目产品描述是这个项目中关键的关键,在所有的项目中一定要很擅长把自己要做的这个东西写得非常清楚,而且要让所有人可以看明白。

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第四,质量管理战略。我们就这个项目的产出或者是项目的产品已经跟客户达成共识后,接下来就是项目组内部需要干什么事,这就回到项目团队自己的事了。既然需要生产出一个项目产品来,不管这个项目产品是一个工程,是一个IT系统,是一个流程,还是一个研发的技术产品,总之这个过程得有一个参照的质量的大的标准和要求,我们把它称之为质量管理的策略或者战略
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质量管理战略这个词的背后主要是说我们必须得在公司内找依据,不能说这是按照我们的想象去做的,这是不可以的,必须要去找依据,将来出错了是这个依据有问题,如果没有依据的话,错了是项目经理自己有问题。这时候我们必须要找一个参照的质量标准,公司内一定有质量标准但公司不一定有项目的质量管理的标准,那就意味着我们至少先说明一件事,这个产品是依据公司的比如质量体系的要求去做的,当然这是一个最基本的。如果再能细化的话,比如能够产生工程EPC自己的质量标准,或者是说研发有研发的质量标准,或者说IT有IT的质量标准,当然就更好了。

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首先是说找一个框架依据于它,但是为什么要把它叫做战略呢?因为战略不是百分之百正确的,这个做法是说我找的这样一个依据和标准出来的目的是我依据它做,但是并不是说我要把它所有的要求都做到。如果我要把它所有的要求都做到的话,这个东西就不叫战略了,它应该叫作业指导书
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在找到一个大的框架和依据后,我们要符合它的要求,不能都做到,我们得根据自己的项目情况去剪裁,看什么能用,什么不能用。通常一个东西叫做标准或者是体系的时候,意味着它一定是大而全的,大而全的东西的背后通常是我的项目可能里面有很多东西我是不具备的,那意味着就不用非得依照。依据体系做事情的原则不是说把体系中所有要求的事都做到,而是要保证做的所有的事都不违反体系的要求。达到这个体系管理的基本方式叫做审核,审核是审查核定,是为获得审核证据并对其进行客观评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。因为体系覆盖的是整个企业的事,但是我们只是做其中的一个小的项目,这个不可能把企业所有的事都做到,这个是管质量的一个基本的思路。
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第五,产品描述。当我们有了质量标准之后,我们相当于把项目产品描述结合公司的质量要求,把这两件事情整合之后进行产品分解,我们把它分解成叫做产品描述,要白纸黑字地写下来,这个就形成了项目经理和小组成员之间分配任务的一个任务书,准确地说这个产品描述是一个任务书。这个任务书是需要白纸黑字地写下来,因为将来还得验收,如果不写下来将来验收工作没有办法做,如果这个环节没有的话,将来容易造成小组成员和项目经理之间的任务到底是否完成的分歧。为了不在这里产生分歧,产品描述里必须要包括质量组件中的三样东西。
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第六,质量组件。产品描述的质量组件里必须包括这三样东西,首先是完成子产品的质量标准和容许偏差,为什么一定要带成容许偏差,因为所有的东西都不可能做成可丁可卯的,当我们去设定任何一个质量标准的时候,必须是带着容许偏差的,上下浮动多少是可接受的。当我们定质量标准都得跟这个一起定,不管交付的是什么,必须得有一个容许偏差,如果没有容许偏差,将来可能产生分歧。我们拿时间来说,比如定了一个日期这个任务一个月完成,如果没有定容许偏差,分歧可能出在哪里?可能对于项目经理来说认为这一个月上下允许三天是可以接受的,而小组成员认为这一个月上下允许半个月也是可是接受的,当时容许偏差没有定就是没有达成共识,到将来就产生分歧了。   

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接下来是质量方法,我们虽然规定了把这个事情包给一个小组、一个项目成员或者是包给一个供应商去做,我要告诉他们需要按照什么样的质量方法去做,虽然我们做不了,但是我们得告诉他们依据是什么。
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最简单的一种方式,比如我们把一件事情包给了一个外部的供应商,他可能是搞开发的,或者是搞生产的。如果他是搞生产的,至少你得告诉他,他必须得依据某一个生产的质量体系去做体系,他必须得受到某个机制的监督,他不能想怎么做就怎么做,必须符合法律的要求。叫质量方法,必须是在他做工作之前先规定出来。但是这有一个前提,自己得有一套质量方法才行。

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比如经常建风电厂的话,不管是风电还是光伏,理论上得有一个电厂的手册。当时我们建手机工厂,就有工厂手册,这个工厂手册既能用来搞建设,还能每年拿来做检查。因为要经常干这件事情,所以得积累,最后就形成了手册。而且不光是工厂有手册,还有供应商管理手册,这两个手册不一样,管工厂会比较细一些,管供应商就不需要这么细的,在供应商手册里我的很多要求就去掉了,更多提的是一些标准和过程性的东西。但建工厂的时候,里面必须建什么东西,哪个东西要依据什么标准,都得写得特别清楚,这是一个成熟度需要逐渐完善,这叫质量方法。
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最后是质量职责。当你把一个活派过去的时候,你需要告诉他结果是什么,过程他要依据什么,这件事由谁负责,把这三个东西写清楚了,这个活将来就没有分歧了。通常跟供应商和外包商产生分歧,一定是这三个里缺了至少一个,但也有可能三个都缺。所以质量标准、容许偏差得有,第二这个过程怎么去保证能达到质量的方法是什么,第三这件事情是质量职责,由谁负责的,这三个东西如果齐全了,通常没有问题。
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第七,质量登记单。质量组件这个东西完成了之后,接下来需要的是质量登记单。质量登记单是开展所有质量活动都有一个记录。但凡搞质量的会特别注重文件和记录,为什么文件和记录很重要?它必须得给质量的过程留下痕迹,如果不留下痕迹的话,将来很多质量缺陷和问题是在使用过程中出现了,你再往回倒倒不回去。
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在做项目的过程中会产生很多质量的评审、质量的测试,这些东西必须要形成一份完整的记录,以便将来追溯,知道哪个环节是用什么方式,是谁怎么评审的,怎么批准的,整个质量的这条线上单独形成了一个几率,还不能跟别的混着。通常做质量管理的时候,不管别的文件是怎么记录的,但是所有跟质量评审,跟质量相关的记录必须在一个表上,最后都可以查得出来。这个表得写所有的要素,时间、地点、人物、事件、结果;主要标明白的是,在什么关键的节点上到底什么人用什么方式做了一个什么样的评审和检验,最后得到了一个什么结果,这些要留下记录。如果将来没有出现质量问题,这个记录可能只能用来应对审计。如果后面出现了质量问题,这个记录就有用了,审核审计主要就是怕大家该留的记录没有留,所以得经常检查一下。
第八,是产品。前面我们更多是叫规划,到这个阶段,这一块叫做质量控制。真正质量审计的路径是由两个大部分组成的,前期叫做编制质量计划,后期叫进行质量控制(见上图)前面的一块,在造质量登记单之前的这部分都是在项目立项阶段要确定的;后面的这部分,从质量登记单到底下是在项目过程中需要进行实施的,这个过程叫做控制;而质量登记单我们放在中间了,意味着做规划的阶段和做评审的阶段都要用。如果我们要在项目的质量管理中挑选出一个最重要文件应该就是这个质量登记单。这个文件主要起到什么作用?在项目立项的时候,就要把在后面要开展多少次质量评审和测试的计划表要做出来,接下来在项目执行过程中,每做完一次要在质量登记单上更新结果,这个登记单就成了控制项目质量的一条主线,我们是靠这个表单去进行管控的,这个表单既是计划又是记录。

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第九,质量与批准记录。在质量控制过程中要对产品进行测试,不能全搞文档,产品需要测试。测试完了之后要有一个批准的记录,最后质量的结果到底是否合格,检验时出来的是结果,但是这个结果是否符合标准,是否大家可以接受,这个得有人批准,所以批准也需要一个记录。

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第十,验收记录。在质量控制阶段产生了两个记录了。一个记录是当时是谁检测的,用什么方式,检测出来的结果是什么,评审的结果是什么。下面批准的记录是根据这个结果,谁同意了这件事情可以通过和不可以通过,是验收记录。
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通常这两个记录建议不放在一个人的身上,负责检测的人是运动员,负责批准的是裁判员。这两个东西不能放在一起,意味着最开始我们定项目计划的时候就得把这个分开。当然这里面还有一点,理论上负责批准的人也不应该是项目经理,理论上质量这件事是要给专家的,应该是由专家去判断这个东西是否可以批。而且批准的这件事后面也会谈到,我们其实会有一个建议,叫做质量审查会议,最好是集体决策,集体决策相对来说是风险最小的。

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原创:肖杨
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